Koulun johtaminen yhdessä paikassa
Kalenteri, asiakirjat, kuittaukset, perehdytys ja kehityskeskustelut ovat samassa palvelussa. Yhdellä silmäyksellä näkee, mikä on ajan tasalla, mikä on myöhässä ja mihin rehtorin työaika kuluu.
alkaen 370 € koulua kohden vuodessa
Nykytilanne
Rehtorin työ on hajallaan kalentereissa, kansioissa ja sähköposteissa
Rehtorin vastuulla on kymmeniä suunnitelmia, toistuvia tehtäviä ja määräaikoja, ja vaatimukset tulevat usean eri lain kautta. Asiakirjat ovat hajallaan kansioissa, sähköposteissa ja eri ihmisten koneilla, ja tehtävät ja kuittaukset kulkevat omissa listoissaan.
Vanhentunut tasa-arvo- tai pelastussuunnitelma on koululle riski, joka huomataan usein vasta tarkastuksessa. Kun rehtori vaihtuu, uusi rehtori joutuu selvittämään kokonaisuuden alusta.
Kokonaisuus
Yksi työkalu rehtorin vuoteen, viikkoon ja päivään
Työkalupakki kokoaa rehtorin työn osat, jotka ovat tähän asti olleet eri paikoissa. Jokainen osa toimii yksinään, ja yhdessä ne näyttävät, mitä on tehtävä ja mikä on jo kunnossa.
Kalenteri ja työlista
Omat tehtävät, kokoukset ja määräajat ovat samassa viikkonäkymässä. Tehtävä raahataan työlistalta kalenteriin, kun sille löytyy aika.
Oma työaika
Kalenterimerkinnät luokitellaan vastuualueisiin, ja tunnit lasketaan yhteen. Näin näkyy, mihin rehtorin työaika todella kuluu.
Vuosikello
Lukuvuoden tehtävät ja määräajat näkyvät elokuusta heinäkuuhun, joten tärkeät työt tulevat vastaan ajoissa.
Turvakansio ja asiakirjat
Koulun tärkeimmät suunnitelmat ja ohjeet ovat yhdessä paikassa. Tila kertoo, mikä on ajan tasalla, mikä vanhenee ja mikä puuttuu.
Kuittaukset ja allekirjoitukset
Henkilökunta kuittaa asiakirjat luetuiksi, ja kokousten pöytäkirjat allekirjoitetaan sähköisesti samassa palvelussa.
Kokoukset ja vastuualueet
Opettajainkokoukset, pihapiirin tai vanhempainneuvoston kokoukset näkyvät kalenterissa ja vuosikellossa. Opetustiloille kirjataan vastuuhenkilöt.
Perehdytys
Uusi työntekijä käy perehdytyksen tarkistuslistan läpi, ja rehtori näkee, mikä on hoidettu ja mikä kesken.
Kehityskeskustelut
Työntekijä valmistautuu keskusteluun etukäteen, sovitut asiat kirjataan ja kuitataan, ja seuraava keskustelu ajastuu vuoden päähän.
Kalenteri ja työlista
Viikon työt kalenterissa ja työaika näkyvissä
Uusi tehtävä kirjataan työlistalle heti, kun se tulee mieleen. Kun tehtävälle löytyy aika, se raahataan kalenteriin, ja kanban-taulu ryhmittelee avoimet tehtävät vastuualueittain.
Samassa kalenterissa näkyvät kokoukset, asiakirjojen ja päätösten määräajat, kehityskeskustelut ja VESO-päivät. Kalenterin voi jakaa Google-kalenteriin tai Outlookiin tilauslinkillä.
Jokainen kalenterimerkintä luokitellaan rehtorin toimenkuvan vastuualueeseen. Oma työaika laskee tunnit yhteen viikolta, kuukaudelta tai koko lukuvuodelta ja näyttää, miten ne jakautuvat vastuualueittain.
- Omat tehtävät, joista jokaisella on vastuualue
- Kokoukset sekä asiakirjojen ja päätösten määräajat
- Kanban-taulu avoimista tehtävistä
- Oma työaika: tunnit vastuualueittain
Turvakansio ja asiakirjat
Koulun tärkeimmät asiakirjat yhdessä paikassa
Turvakansio kokoaa kriisi-, uhka- ja vaaratilanteisiin liittyvät suunnitelmat ja ohjeet. Jokaisesta asiakirjasta näkyy lakiperuste, tila, päivitysmääräaika, viimeisin versio, henkilökunnan kuittaukset ja vastuuhenkilö.
Asiakirjat
Jokaisella asiakirjalla vastuuhenkilö, tila ja tarkistusväli
14 vastuualuetta valmiina
Asiakirjojen rakenne noudattaa rehtorin toimenkuvan 14 vastuualuetta, joten jokaiselle suunnitelmalle ja ohjeelle on valmis paikka.
Tiedot jokaisesta asiakirjasta
Jokaiseen asiakirjaan merkitään vastuuhenkilö, hyväksyjä, sijainti, tarkistusväli ja lakiperuste. Uuden asiakirjan saa valmiista pohjasta, jossa lakiperuste ja tarkistusväli ovat mukana.
Tila yhdellä silmäyksellä
Asiakirjan tila näkyy heti: ajan tasalla, vanhenee, vanhentunut tai puuttuu.
Versiot tallessa
Jokaisesta versiosta jää talteen, kuka päivitti ja milloin, sekä hyväksyntä ja siihen liittyvä pöytäkirja.
Muistutukset ennen määräaikaa
Vastuuhenkilö saa muistutuksen sähköpostiin, ennen kuin määräaika umpeutuu, joten yksikään suunnitelma ei jää unohduksiin.
Oikea tieto oikealle ihmiselle
Toimintaohjeet, joita kaikki tarvitsevat, ovat koko henkilöstön nähtävillä. Ei-julkiset suunnitelmat näkyvät vain niille, joille rehtori antaa oikeuden.
Kuittaukset ja allekirjoitukset
Luettu, kuitattu ja allekirjoitettu samassa paikassa
Esimerkiksi pelastussuunnitelma pitää luetuttaa ja kuitata henkilöstöllä joka vuosi. Uudet työntekijät lukevat ja kuittaavat sen luetuksi ennen työn aloittamista.
Työkalupakista asiakirjan voi jakaa kuitattavaksi, ja rehtori näkee, kuka on kuitannut ja kuka ei. Kuittaus uusitaan, kun asiakirjasta tulee uusi versio tai kuittausväli umpeutuu, ja kuittaamattomille voi lähettää muistutuksen.
Kokousten pöytäkirjat allekirjoitetaan sähköisesti. Allekirjoituksesta tallentuvat nimi, rooli ja aika, ja jos pöytäkirjaa muutetaan allekirjoituksen jälkeen, se allekirjoitetaan uudelleen.
- Asiakirjan jako henkilöstölle luettavaksi ja kuitattavaksi
- Muistutus niille, jotka eivät ole vielä kuitanneet
- Uusi versio vaatii uuden kuittauksen
- Pöytäkirjojen sähköinen allekirjoitus
Perehdytys
Uuden työntekijän perehdytys hoituu samassa työkalussa
Perehdytysasiakirjat ovat valmiina yhdessä paikassa, ja uusi työntekijä käy ne läpi työkalupakissa. Perehdytyksen tarkistuslistaan voi koota asiakirjat, joihin on tutustuttava, avainten ja laitteiden vastaanoton, järjestelmien tunnukset ja koulun käytännöt.
Työntekijä ruksii kohdat sitä mukaa kuin ne on hoidettu ja vahvistaa lopuksi, että perehdytys on suoritettu. Rehtori näkee tilanteen ja kuittaa perehdytyksen omalta osaltaan.
- Koulun käytänteet
- Koulun järjestyssäännöt
- Avainten vastaanotto, vaatii kuittauksen
- Puhelimen, iPadin ja kannettavan vastaanotto, vaatii kuittauksen
Vuosikello
Rehtorin vuosi yhdellä silmäyksellä
Vuosikello näyttää lukuvuoden tärkeät hetket elokuusta heinäkuuhun: milloin kukin tehtävä on tehtävä ja milloin päätösten on oltava valmiina. Kuukauden valitsemalla näkee sen tapahtumat, ja myöhässä olevat erottuvat muista.
Samaan näkymään kuuluvat vuosittaiset tehtävät, asiakirjojen määräajat sekä kokoukset ja niiden päätökset. Päätöksistä syntyvät tehtävät kirjataan työkalupakkiin, ja niiden etenemistä voi seurata.
- Toistuvat tehtävät, kuten harjoitukset ja tarkistukset
- Kokoukset, päätökset ja niistä syntyvät tehtävät
- Koko kansion vuosittainen läpikäynti
Hyödyt
Apua rehtorille ja koko henkilöstölle
Rehtorin työ näkyvissä
Tehtävät, määräajat ja kokoukset ovat yhdessä näkymässä, joten viikon ja vuoden työt eivät ole muistin varassa.
Valmiina tarkastukseen
Tarkastukseen valmis koonti on aina saatavilla, eikä sitä tarvitse kerätä kiireessä eri paikoista.
Vastuita voi jakaa
Vastuualueita voi delegoida vararehtorille, ja jokaisen asiakirjan vastuuhenkilö näkyy työkalupakissa.
Uuden työntekijän perehdytys
Perehdytysasiakirjat, pelastussuunnitelman luku sekä avainten ja laitteiden vastaanotto kuitataan työkalupakissa ennen työn aloittamista.
Ohjeet yhdestä paikasta
Opettajat löytävät turvallisuus- ja toimintaohjeet yhdestä paikasta, ja akuuttien tilanteiden ohjeet saa tarvittaessa myös paperille.
Omat vastuut ajan tasalla
Jokainen näkee omat vastuunsa ja tehtävänkuvansa sekä kokousten päätökset, jotka koskevat omaa työtä.
Näin se otetaan käyttöön
Nykyisistä kansioista rehtorin omaan työkalupakkiin
Nykyiset asiakirjat mukaan
Olemassa olevan kansion voi tuoda mukaan, joten työtä ei tarvitse aloittaa alusta.
Vastuut ja tarkistusvälit
Jokaiselle asiakirjalle merkitään vastuuhenkilö, hyväksyjä ja tarkistusväli. Puuttuvat asiakirjat näkyvät heti.
Vuosikello ja tehtävät
Lukuvuoden tärkeät hetket, määräajat ja kokoukset lisätään vuosikelloon, ja omat tehtävät kirjataan työlistalle.
Henkilöstö mukaan
Asiakirjat jaetaan henkilöstölle kuitattaviksi, ja uudet työntekijät käyvät perehdytyksen läpi työkalupakissa.
Seuranta arjessa
Tila ja muistutukset kertovat, mikä vaatii huomiota, ja asiakirjat käydään kokonaisuutena läpi kerran vuodessa.
Tietoturva
Jokainen näkee vain sen, mikä hänelle kuuluu
Kirjautuminen tapahtuu koulun omilla Microsoft-tunnuksilla, ja rehtori päättää, kuka pääsee mukaan ja millä oikeuksilla. Muutosloki kertoo, kuka muutti mitä ja milloin.
- Kehityskeskustelut ja koulutustoiveet näkyvät vain työntekijälle itselleen ja rehtorille
- Rikosrekisteriotteesta tallentuu vain näyttämispäivä ja kuittaaja, ei otetta eikä sen sisältöä
- Muistioiden ja kehityskeskustelujen sisältöä ei kopioida muutoslokiin
Usein kysyttyä
Onko työkalupakki vain asiakirjoja varten?
Ei. Asiakirjojen lisäksi työkalupakissa ovat rehtorin kalenteri ja työlista, oma työaika, kuittaukset ja allekirjoitukset, perehdytys, kehityskeskustelut, vuosikello sekä kokoukset ja vastuualueet.
Mitä asiakirjoja turvakansioon kuuluu?
Turvakansioon kootaan koulun lakisääteiset suunnitelmat ja toimintaohjeet, esimerkiksi pelastussuunnitelma, kriisisuunnitelma sekä tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma. Asiakirjojen rakenne noudattaa rehtorin toimenkuvan 14 vastuualuetta.
Voiko nykyiset asiakirjat tuoda mukaan?
Voi. Olemassa olevan kansion voi tuoda Rehtorin työkalupakkiin, ja asiakirjoille merkitään sen jälkeen vastuuhenkilöt ja tarkistusvälit.
Kuka näkee mitäkin?
Rehtori päättää, kuka näkee mitäkin. Kaikkia koskevat toimintaohjeet ovat koko henkilöstön nähtävillä, ja ei-julkiset suunnitelmat näkyvät vain niille, joille rehtori antaa oikeuden. Kehityskeskustelut ja koulutustoiveet näkyvät vain työntekijälle itselleen ja rehtorille.
Voiko työkalupakin kautta kerätä kuittauksia?
Voi. Asiakirjan, kuten pelastussuunnitelman, voi jakaa henkilöstölle luettavaksi ja kuitattavaksi. Kuittaukset näkyvät asiakirjan tiedoissa, ja myös uuden työntekijän perehdytysasiakirjat ja avainten tai laitteiden vastaanotto kuitataan työkalupakissa.
Voiko vastuita jakaa vararehtorille?
Voi. Vastuualueita voi delegoida vararehtorille, ja työkalupakista näkee aina, kuka vastaa mistäkin asiakirjasta.
Katsotaan, miltä rehtorin työkalupakki näyttäisi koulun arjessa
Esittelyssä käydään läpi, miten koulun nykyiset asiakirjat siirtyvät Rehtorin työkalupakkiin ja miltä rehtorin kalenteri, työlista ja vuosikello näyttävät.