Rehtorin tärkeät asiakirjat yhdessä kansiossa
Rehtorin turvakansio kokoaa koulun lakisääteiset suunnitelmat, ohjeet ja kokousten päätökset yhteen paikkaan ja näyttää, mikä on ajan tasalla ja mikä ei. Vuosikello kertoo, milloin kukin tehtävä on tehtävä ja milloin päätösten on oltava valmiina.
270 € koulua kohden vuodessa
Nykytilanne
Vanhentunut suunnitelma huomataan usein vasta tarkastuksessa
Koulun turvallisuuteen ja toimintaan liittyviä suunnitelmia on kymmeniä, ja vaatimukset tulevat usean eri lain kautta. Asiakirjat ovat hajallaan kansioissa, sähköposteissa ja eri ihmisten koneilla.
Vanhentunut tasa-arvo- tai pelastussuunnitelma on koululle riski, joka huomataan usein vasta tarkastuksessa. Kun rehtori vaihtuu, uusi rehtori joutuu selvittämään kokonaisuuden alusta.
Ominaisuudet
Jokaisella asiakirjalla vastuuhenkilö, tila ja tarkistusväli
14 vastuualuetta valmiina
Kansion rakenne noudattaa rehtorin toimenkuvan 14 vastuualuetta, joten jokaiselle suunnitelmalle ja ohjeelle on valmis paikka.
Tiedot jokaisesta asiakirjasta
Jokaiseen asiakirjaan merkitään vastuuhenkilö, hyväksyjä, sijainti, tarkistusväli ja lakiperuste.
Tila yhdellä silmäyksellä
Asiakirjan tila näkyy heti: ajan tasalla, vanhenee, vanhentunut tai puuttuu.
Versiot tallessa
Jokaisesta versiosta jää talteen, kuka päivitti ja milloin, sekä hyväksyntä ja siihen liittyvä pöytäkirja.
Muistutukset ennen määräaikaa
Muistutus tulee, ennen kuin tarkistusväli umpeutuu, joten yksikään suunnitelma ei jää unohduksiin.
Oikea tieto oikealle ihmiselle
Toimintaohjeet, joita kaikki tarvitsevat, ovat koko henkilöstön nähtävillä. Ei-julkiset suunnitelmat näkyvät vain niille, joille rehtori antaa oikeuden.
Vuosikello
Rehtorin vuosi yhdellä silmäyksellä
Vuosikello näyttää lukuvuoden tärkeät hetket elokuusta heinäkuuhun: milloin kukin tehtävä on tehtävä ja milloin päätösten on oltava valmiina.
Samaan näkymään kuuluvat myös kokoukset ja niiden päätökset. Päätöksistä syntyvät tehtävät kirjataan kansioon, ja niiden etenemistä voi seurata.
- Toistuvat tehtävät, kuten harjoitukset ja tarkistukset
- Kokoukset, päätökset ja niistä syntyvät tehtävät
- Koko kansion vuosittainen läpikäynti
Hyödyt
Apua rehtorille ja koko henkilöstölle
Valmiina tarkastukseen
Tarkastukseen valmis koonti on aina saatavilla, eikä sitä tarvitse kerätä kiireessä eri paikoista.
Vastuita voi jakaa
Vastuualueita voi delegoida vararehtorille, ja jokaisen asiakirjan vastuuhenkilö näkyy kansiossa.
Uuden rehtorin perehdytys
Koko rehtorin työ on yhdessä kartassa, joten uusi rehtori pääsee nopeasti kiinni kokonaisuuteen.
Ohjeet yhdestä paikasta
Opettajat löytävät turvallisuus- ja toimintaohjeet yhdestä paikasta, ja akuuttien tilanteiden ohjeet saa tarvittaessa myös paperille.
Omat vastuut ajan tasalla
Jokainen näkee omat vastuunsa ja tehtävänkuvansa sekä kokousten päätökset, jotka koskevat omaa työtä.
Yksi voimassa oleva versio
Kustakin asiakirjasta on yksi voimassa oleva versio viiden eri tiedoston sijaan.
Näin se otetaan käyttöön
Nykyisestä kansiosta ajantasaiseen kokonaisuuteen
Nykyinen kansio mukaan
Olemassa olevan kansion voi tuoda mukaan, joten työtä ei tarvitse aloittaa alusta.
Vastuut ja tarkistusvälit
Jokaiselle asiakirjalle merkitään vastuuhenkilö, hyväksyjä ja tarkistusväli. Puuttuvat asiakirjat näkyvät heti.
Vuosikello kuntoon
Lukuvuoden tärkeät hetket, määräajat ja kokoukset lisätään vuosikelloon.
Seuranta arjessa
Tila ja muistutukset kertovat, mikä vaatii huomiota, ja kansio käydään kokonaisuutena läpi kerran vuodessa.
Usein kysyttyä
Mitä asiakirjoja kansioon kuuluu?
Kansioon kootaan koulun lakisääteiset suunnitelmat ja toimintaohjeet, esimerkiksi pelastussuunnitelma, kriisisuunnitelma sekä tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma. Rakenne noudattaa rehtorin toimenkuvan 14 vastuualuetta.
Voiko nykyiset asiakirjat tuoda mukaan?
Voi. Olemassa olevan kansion voi tuoda Rehtorin turvakansioon, ja asiakirjoille merkitään sen jälkeen vastuuhenkilöt ja tarkistusvälit.
Kuka näkee mitäkin?
Rehtori päättää, kuka näkee mitäkin. Kaikkia koskevat toimintaohjeet ovat koko henkilöstön nähtävillä, ja ei-julkiset suunnitelmat näkyvät vain niille, joille rehtori antaa oikeuden.
Voiko vastuita jakaa vararehtorille?
Voi. Vastuualueita voi delegoida vararehtorille, ja kansiosta näkee aina, kuka vastaa mistäkin asiakirjasta.
Katsotaan, missä kunnossa koulun kansio on
Esittelyssä käydään läpi, miten koulun nykyiset suunnitelmat siirtyvät Rehtorin turvakansioon ja miltä rehtorin vuosikello näyttää.